Jak prowadzić rejestrację czasu pracy w modelu hybrydowym? Zobacz, jakie to proste

Dodano: 17.04.2024 | 10:11

Na zdjęciu: Wydajny system ewidencji czasu pracy to podstawa w każdym przedsiębiorstwie zatrudniającym pracowników.

Fot. nadesłane

Rejestracja czasu pracy to z perspektywy wielu przedsiębiorców spore wyzwanie. Zwłaszcza jeżeli w firmie ma zastosowanie popularny w ostatnich latach tryb pracy hybrydowej. Jak można usprawnić i zautomatyzować raportowanie? Poznaj sprawdzoną opcję, która pozwoli Ci również zadbać o bezpieczeństwo!

Rejestracja czasu pracy może być łatwiejsza

Nie da się ukryć: wydajny system ewidencji czasu pracy to podstawa w każdym przedsiębiorstwie zatrudniającym pracowników. Pomimo tego wciąż wiele firm bazuje na deklaracjach składanych np. pisemnie w postaci uzupełnianej ręcznie lity obecności.

Taki tryb oznacza nie tylko zdecydowanie gorszą kontrolę nad procesami zachodzącymi w zakładzie pracy, ale jest również olbrzymim utrudnieniem z perspektywy specjalistów zajmujących się między innymi weryfikacją frekwencji czy wyliczaniem należnych wynagrodzeń. Zwłaszcza jeżeli zastosowanie mają elastyczne modele zatrudnienia, w tym praca hybrydowa. W szerszym ujęciu wpływa to również na wydajność procesów, ponieważ monitorowanie wydajności staje się praktycznie niemożliwe.

Na szczęście dziś istnieją intuicyjne rozwiązania, które wspierają rejestrację czasu pracy i pozwalają połączyć ją z innymi wykorzystywanymi w przedsiębiorstwie rozwiązaniami.

Połączenie kontroli dostępu i rejestracji czasu pracy

Jednym z najlepszych rozwiązań jest wykorzystanie w tym celu danych pochodzących z systemów kontroli dostępu – na przykład bazujących na kartach dostępowych przykładanych przez pracowników do czytników umieszczonych w pobliżu drzwi czy kołowrotków – rejestracja czasu pracy UNICARD Systems odbywa się dzięki temu automatycznie, nie jest w żaden sposób angażująca z perspektywy pracowników i zapewnia pełną wiarygodność danych.

Zalety systemów ewidencji czasu pracy zintegrowanych z KD

Jak widzisz, stawiając na nowoczesną kontrolę dostępu, możesz nie tylko zwiększyć bezpieczeństwo i kontrolę nad dostępem do swoich obiektów, ale również usprawnić zarządzanie zasobami ludzkimi oraz automatyzować procesy związane z ewidencjonowaniem czasu pracy.

Oto główne zalety wynikające z tej integracji:

Automatyczna rejestracja czasu pracy: przy użyciu karty lub odpowiednio skonfigurowanego smartfona pracownicy automatycznie rejestrują swoje przybycie i wyjście z pracy. To eliminuje potrzebę ręcznego wpisywania czasu pracy, co z kolei minimalizuje ryzyko błędów czy nieścisłości.
Zwiększenie bezpieczeństwa: integracja systemów zapewnia dokładną wiedzę na temat tego, kto i kiedy znajduje się w budynku, co jest szczególnie ważne w przypadku wystąpienia incydentów bezpieczeństwa.
Optymalizacja zarządzania zasobami ludzkimi: dane na temat obecności pracowników są automatycznie przesyłane do systemu HR, co ułatwia planowanie zasobów, zarządzanie urlopami czy obliczanie wynagrodzeń na podstawie rejestracji czasu pracy. Aplikacja pozwala na bardzo intuicyjne korzystanie z danych.
Usprawnienie procesów biznesowych: dzięki centralizacji danych możliwe jest szybkie generowanie raportów i analiz, które będą pomocne w optymalizacji procesów biznesowych i zwiększeniu produktywności.
Poprawa doświadczeń pracowników: prosty i automatyczny sposób rejestracji czasu pracy zwiększa zadowolenie pracowników, eliminując potrzebę zajmowania się papierową dokumentacją.