Lista odwołanych wydarzeń i zamkniętych miejsc [AKTUALIZACJE NA BIEŻĄCO]

Krajowy System e-Faktur – kto będzie z niego korzystał?

Dodano: 25.01.2024 | 09:27

Na zdjęciu: Korzystanie z KSeF docelowo ma być obowiązkowe dla wszystkich podmiotów wykonujących czynności podlegające w Polsce opodatkowaniu VAT.

Fot. elements.envato.com / nadesłane

Krajowy System e-Faktur już w niedalekiej przyszłości ma być obowiązkowy. Zastanawiasz się, czym jest KSeF i kto dokładniej będzie zobowiązany do korzystania z niego? Sprawdź najważniejsze informacje na ten temat i przygotuj się na nadchodzące zmiany.

Co to jest KSeF?

Skrót KSeF (Krajowy System e-Faktur) odnosi się, zgodnie z nazwą, do systemu przeznaczonego do rejestrowania, odbierania oraz przechowywania faktur w postaci ustrukturyzowanej. Został on stworzony przez Ministerstwo Finansów – m.in. z intencją zapobiegania nieprawidłowościom w obszarze podatków, ale również z myślą o uproszczeniu fakturowania i przyspieszeniu rozliczeń między kontrahentami.

Platforma działa już od 1 stycznia 2022 r. i umożliwia:

  • wystawianie faktur w postaci ustrukturyzowanej – zgodnej z ujednoliconym formatem (wiadomość XML zgodna ze strukturą logiczną e-Faktury FA(2) opublikowanej w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych na platformie ePUAP);
  • ich udostępnianie klientom i/lub kontrahentom;
  • rejestrację tych dokumentów w systemie.

Do tej pory korzystanie z KSeF było opcjonalne. Zmiany w przepisach sprawiają natomiast, że korzystanie z niej staje się obowiązkowe.

Krajowy System e-Faktur: kto będzie z niego korzystał?

Korzystanie z KSeF docelowo ma być obowiązkowe dla wszystkich podmiotów wykonujących czynności podlegające w Polsce opodatkowaniu VAT, włączając w to:

  • usługi B2B;
  • usługi na rzecz organów publicznych;
  • krajowe dostawy towarów.

Wymóg ten obejmie zatem:

  • firmy, które są czynnymi płatnikami VAT;
  • przedsiębiorstwa zwolnione z opłacania VAT – przedmiotowo albo podmiotowo;
  • podatników, którzy mają polski NIP i są w Polsce zidentyfikowani do szczególnej procedury VAT-OSS (umożliwia ona rozliczenie e-sprzedaży do innych krajów UE w ramach jednej, zbiorczej deklaracji).

Z systemu są natomiast wyłączone m.in. faktury konsumenckie (B2C) oraz bilety spełniające funkcję faktury. Nie będą z niego również korzystać podmioty zagraniczne, w tym te zarejestrowane w Polsce dla celów VAT.

Od kiedy zacznie obowiązywać Krajowy System e-Faktur?

Jeszcze do niedawna datą graniczną dla płatników podatku VAT miał być 1 lipca 2024 roku. Jednak w styczniu 2024 roku Ministerstwo Finansów ogłosiło odroczenie obligatoryjności jego stosowania. KSeF jest jednak dostępny już teraz i warto wdrożyć go – tak, aby bez stresu przygotować się na nadchodzące zmiany.

 

Krajowy System e-Faktur – kto będzie z niego korzystał?

źródło: elements.envato.com

 

Jak można skorzystać z KSeF?

Z KSeF można skorzystać na kilka sposobów. Pierwszym z nich jest sięgnięcie po bezpłatne narzędzia udostępnione przez Ministerstwo Finansów. Chodzi przede wszystkim o Aplikację Podatnika KSeF. Daje ona m.in. możliwość:

  • wystawienia, odbioru i przeglądania e-Faktur ustrukturyzowanych;
  • ich podglądu (także bez logowania);
  • zarządzania uprawnieniami;
  • sprawdzania statusu przetworzenia wystawionych dokumentów rozliczeniowych.

Wygodną alternatywą może być również integracja KSeF z systemami już stosowanymi w firmie, np. z wykorzystaniem KseF Connect od EDITEL. Funkcjonalności takiego narzędzia mogą objąć m.in.:

  • integrację systemów ERP/IT z KSeF – wraz z opcjami Multi ERP, pozwalającymi na agregację e-faktur z wielu systemów przed rejestracją w systemie czy dostawą faktur do kilku ERP;
  • uwierzytelnienie z wykorzystaniem e-pieczęci bądź tokena KSeF;
  • wysyłanie i odbieranie e-faktur oraz pobieranie UPO;
  • dostosowywanie formatów e-faktur do standardu KSeF;
  • integrację tych dokumentów rozliczeniowych z komunikacją w łańcuchu dostaw (EDI);
  • walidację danych przed wprowadzeniem e-faktury do KSeF (włącznie z przeprowadzeniem uzgodnień biznesowych).

Dlatego to rozwiązanie budzące zaufanie wielu przedsiębiorców.

Co daje KSeF przedsiębiorcom?

Chociaż korzystanie z KSeF nie jest jeszcze obowiązkowe, codziennie przy jego pomocy jest wysyłanych już ok. 1 mln faktur. Wynika to z licznych korzyści, jakie daje to narzędzie przedsiębiorcom. Chodzi m.in. o przyspieszenie zwrotu VAT, wyższe bezpieczeństwo przechowywania faktur, łatwiejsze księgowanie czy o pełną skuteczność doręczenia dokumentów rozliczeniowych do kontrahenta.

Warto zatem jak najszybciej zacząć korzystać z KSeF w swojej firmie i czerpać korzyści z tego rozwiązania już teraz.