Organizacja eventów. Na co zwrócić uwagę przy ich planowaniu?

Dodano: 23.03.2022 | 08:00

Na zdjęciu: Należy zadbać o to, aby w menu znalazły się potrawy mięsne, wegetariańskie, wegańskie oraz bezglutenowe.

Fot. pixabay.com

Organizacja eventów to duże wyzwanie dla osób, które nigdy wcześniej nie miały z tym styczności. Jednak, gdy nabierze się doświadczenia, wtedy okazuje się, że nie ma w tym nic trudnego.

Eventy mogą mieć różne formy. Do najpopularniejszych należą m.in. konferencje, jubileusze, szkolenia, targi czy bale charytatywne. W tym artykule poruszymy kwestie, które przydadzą się przy organizacji wydarzeń. Zapamiętanie tych kilku punktów, które trzeba uwzględnić w planowaniu, może przynieść oczekiwane rezultaty.

Organizacja eventów. Jak zacząć?

Każda branża jest inna, ale zasady są zbliżone. Najważniejszy jest plan, który pomoże uniknąć błędów. Na co więc zwrócić uwagę przy planowaniu wydarzeń?

Grupa docelowa – określenie potrzeb i oczekiwań to jedna z kluczowych spraw. Warto dostrzec wspólne cechy osób, które mają wziąć udział w wydarzeniu.
Cel – to właśnie cel wydarzenia ustanawia jego formę, miejsce, w którym się odbędzie, liczbę uczestników oraz czas. Jaki charakter ma mieć event? Motywacyjny, integracyjny, marketingowy, a może społeczny? Warto to sprecyzować na samym początku.

Zarządzanie czasem w projekcie – to może znacznie ułatwić zadanie. Warto ustalić sobie czas na realizowanie konkretnych części planu. Wielu osobom pomaga tzw. deadline, czyli ostateczny termin, z którego trzeba się wywiązać.
Lokalizacja – kolejnym ważnym etapem w planowaniu jest znalezienie odpowiedniego miejsca, w którym odbędzie się uroczystość. Należy dostosować lokalizację do danego wydarzenia. Warto dodać, że infrastruktura oraz standard nie są bez znaczenia.
Catering – firma, bądź instytucja, która dba o swój wizerunek powinna zastanowić się czy na evencie będą podawane dania, przekąski, a może po prostu kawa i herbata. Jeśli wybór będzie dotyczył dań to należy pamiętać, aby były one zróżnicowane, ponieważ uczestnicy eventu mogą mieć różne upodobania lub nawyki żywieniowe. Należy zadbać o to, aby w menu znalazły się potrawy mięsne, wegetariańskie, wegańskie oraz bezglutenowe.
Atrakcje – kompletny event, powinien dostarczyć rozrywki. Tutaj dopasowanie atrakcji do danej grupy jest niezmiernie ważne. Nie każdy 20-letni mężczyzna będzie chciał grać w brydża i nie każda 50-letnia kobieta skoczy z bungge.

Organizacja eventów. Kto się tym zajmuje?

Nie każdy ma predyspozycję i czas do organizacji tego typu imprez, a terminy często gonią. W takim przypadku można zwrócić się o pomoc do ludzi, którzy się na tym znają. Doświadczenie w zakresie organizacji wydarzeń posiada zespół Grupy Enjoy Media. Organizują eventy zarówno plenerowe, jak i w przestrzeni online. Zapewniają kompleksową organizację w kwestiach logistycznych, łącznie z prowadzeniem oraz skuteczną promocję. Pełną ofertę oraz ich przykładowe realizacje można zobaczyć na stronie internetowej www.enjoymedia.pl.

Dowiedz się też, jak prowadzić konto firmowe na Facebooku [KLIK]