Eugeniusz Borodij: Nowa siedziba dla Archiwum Państwowego jest koniecznością. Budynek na Dworcowej się zdekapitalizował [STUDIO METROPOLIA]

Dodano: 01.10.2021 | 11:16

rozmawiał Eryk Dominiczak | e.dominiczak@metropoliabydgoska.pl

Na zdjęciu: Eugeniusz Borodij jest dyrektorem Archiwum Państwowego w Bydgoszczy od 2005 roku. Zastąpił wówczas profesora Janusza Kuttę, który szefował archiwum przez ponad dwie dekady.

Fot. Szymon Fiałkowski

We wtorek, 28 września – po wielu latach starań – Archiwum Państwowe w Bydgoszczy podpisało umowę na budowę nowej siedziby przy ulicy Karłowicza. O długiej drodze do tej inwestycji, licznych przeprowadzkach, dalszych losach obecnych budynków archiwum i o tym, czy dokument elektroniczny jest bezpieczniejszy od papierowego rozmawiamy w cyklu STUDIO METROPOLIA z dyrektorem Eugeniuszem Borodijem.

Eryk Dominiczak: Wyjaśnijmy na początek jedną rzecz – ile tak naprawdę lat bydgoskie Archiwum Państwowe czekało na nową siedzibę?

Eugeniusz Borodij (dyrektor Archiwum Państwowego w Bydgoszczy): Starania o nową siedzibę rozpoczęły się jeszcze na przełomie lat 80. i 90., a ich autorem był ówczesny dyrektor Archiwum profesor Janusz Kutta. Były one dwutorowe. Z uwagi na przeobrażenia gospodarcze na krawędzi bankructwa znalazło się wiele firm, które posiadały magazyny mogące – po odpowiedniej adaptacji – stanowić miejsce przechowywania akt. Przykładem były tereny po dawnym OTEX-ie u zbiegu ulicy Fordońskiej i Szajnochy. Spełniały one wymogi techniczne – w hali znajdowała się wewnętrzna winda, był też biurowiec, klatki schodowe. Ale budynków nie udało się pozyskać, mimo że ówczesny koszt nie był szczególnie wysoki – to 3,5 miliarda starych złotych (po denominacji 350 tysięcy złotych – przyp. red.). Taki obiekt pozyskało w podobnym okresie archiwum w Olsztynie i do dziś ma tam swoją siedzibę, która jednak obecnie robi się już dla niego zbyt ciasna.

Słyszałem też o koncepcji siedziby przy ulicy Kaliskiego w Fordonie.

I to była właśnie druga opcja – budowa. Pozyskaliśmy działkę, rozpoczęliśmy nawet roboty koncepcyjne. Ale wtedy okazało się, że sąsiednią działkę pozyskał na stację benzynową jeden z koncernów. Jako że były to tereny wywłaszczone, odezwali się dawni właściciele. Podnosili, że wywłaszczenie było przeprowadzone na potrzeby mieszkaniowe. Koncern było stać na zapłatę odszkodowań, nas – już nie. A warunek, który nam postawiono, był taki, że działkę musieliśmy pozyskać za darmo.

I dlatego sprawa została zamrożona na kilka lat.

W orbicie naszych zainteresowań pojawiły się też inne lokalizacje, ale miały również wady prawne. Dopiero u schyłku 1998 roku, dzięki staraniom bardzo przychylnego projektowi budowy nowej siedziby wicewojewody Michała Joachimowskiego otrzymaliśmy działkę należącą do Skarbu Państwa na zapleczu Biblioteki Pedagogicznej przy ulicy Karłowicza…

…która na zabudowę czekała ponad dwadzieścia lat.

Udało się pozyskać działkę, więc wykonaliśmy projekt i nawet uzyskaliśmy – bodajże w grudniu 1999 roku – pozwolenie na budowę. Ale skończyły się pieniądze i do budowy nie doszło. Projekt został zarchiwizowany. Przez ten czas zmieniły się technologie, wymogi przeciwpożarowy, właściwie wszystko.

Eugeniusz Borodij: Nowa siedziba dla Archiwum Państwowego jest koniecznością. Budynek na Dworcowej się zdekapitalizował [STUDIO METROPOLIA]

Zobacz również:

Prof. Marek Adamski dla MetropoliaBydgoska.PL: Politechnika Bydgoska chce być żywą częścią miasta i Fordonu

Nie zmieniło się jedno – problemy lokalowe.

Poza budynkiem przy ulicy Dworcowej, w którym jesteśmy, mieliśmy też do dyspozycji budynek przy rondzie Jagiellonów, gdzie swoją siedzibę miała PZPR. Przejęliśmy archiwum partii, ale po kilku latach ówczesna Wyższa Szkoła Pedagogiczna (dziś Uniwersytet Kazimierza Wielkiego – red.) zażądała bardzo wysokiego czynszu i musieliśmy się wyprowadzić. Przeprowadziliśmy się więc do budynków ZNTK i przenieśliśmy tam archiwum zarówno z centrum miasta, jak i baraków znajdujących się przy siedzibie obecnego Wojewódzkiego Ośrodka Ruchu Drogowego przy ulicy Wyszyńskiego.

ZNTK przekształcone w Pesę rozwijało się jednak i potrzebowało podnajętego nam budynku. Chcieli nam wypowiedzieć umowę już w 2004 roku, udało się jeszcze obronić w 2005 roku, ale sytuacja stała się podbramkowa. Szukaliśmy więc nowego obiektu i tu rękę do nas wyciągnęło miasto za sprawą ówczesnego prezydenta Konstantego Dombrowicza oraz przewodniczącej rady miasta Felicji Gwińcińskiej. Przekazano nam obiekt po dawnej szkole przyzakładowej Rometu przy ulicy Wiślanej. 1200 metrów kwadratowych, solidna konstrukcja. Na adaptację wydaliśmy blisko 4 miliony złotych, ale w efekcie powstała hala z półkami na niemal 10 kilometrów akt. Do tego czytelnia, pomieszczenia biurowe i socjalne. Powstał więc samodzielny oddział ze sporą rezerwą, który na tamten czas spełniał nasze oczekiwania.

Na ulicy Dworcowej zasoby się wyczerpały?

Analiza budynku archiwum przy ul. Dworcowej z przełomu lat 2010-2011 czy też 2012 dowiodła, że kosztem kilkunastu milionów złotych możemy zyskać niewiele, bo jedynie kilometr powierzchni magazynowej. Było to więc skrajnie nieopłacalne i nieperspektywiczne. Jak to mówił mój poprzednik, wspomniany już prof. Kutta – budynek się zdekapitalizował. Mając w perspektywie kilkanaście kilometrów akt do przejęcia, a przed takimi wyzwaniami możemy stanąć (obecnie bydgoskie archiwum przechowuje 11 km akt – dod. red.), nowa siedziba była niezbędna.

Zwłaszcza że jest kilka tykających bomb – archiwów, które być może będą musiały do Archiwum Państwowego trafić.

Mamy podział, gdzie trafia jaka dokumentacja. Przykładowo – na Dworcową trafiają dokumenty z urzędów stanu cywilnego. Ale proszę sobie wyobrazić, że nagle zapada decyzja, że papierowe księgi wieczyste mają trafić do nas, bo wszystko ma już swoją postać cyfrową. Co wtedy? A w kolejce są jeszcze dokumenty z ośrodków dokumentacji geodezyjnej, która jest przechowywana od połowy XIX wieku. Na szczęście geodeci mają słabość do starych dokumentów, więc jest szansa, że tak szybko się ich nie pozbędą. Drugim problemem jest fakt, że przechowywanie akt w pudłach powoduje, że trafimy 10-15 procent przestrzeni. Na dziesięciu czy kilkunastu kilometrach powierzchni to już dużo. A przecież dokumenty to też mapy, plany, które mają różne formaty i nie będziemy ich składowali złożonych czy w rulonach, ale w postaci rozłożonej. I na nie są potrzebne osobne szafy czy szuflady.

Czyli gdy mówimy, że w nowej siedzibie będzie miejsce dla 30 kilometrów akt, to jest to wartość mocno umowna.

Nasz obecny zapas to około 2 kilometry, ale on też jest umowny. Mamy obiekt warunkowo dopuszczony przez straż pożarną. Przebudowa obiektu na ul. Dworcowej wymagałaby diametralnej zmiany jego konstrukcji, co – jak już mówiłem – jest nieopłacalne. Czas tego budynku już minął.

Jakie możliwości da więc nowa siedziba na Skrzetusku?

Przede wszystkim sale konferencyjne, edukacyjne i prezentacyjne. Miejsca na lekcje i wykłady. Obecnie w tym względzie mamy bardzo ograniczone możliwości. Swoje zbiory będziemy w bardziej komfortowych warunkach mogli prezentować bydgoszczanom. Zresztą – nie tylko im, bo archiwum posiada zbiory z całego dawnego województwa bydgoskiego. Nie mniej istotny jest komfort dla pracowników, którzy zyskają nowoczesne wyposażenie.

I tu się na chwilę zatrzymajmy, bo budowa samego Archiwum Państwowego w Bydgoszczy – na mocy podpisanej we wtorek, 28 września umowy z Budimexem – to koszt nieco ponad 50 milionów złotych, ale cały projekt warty jest już 80 mln zł.

Sama przeprowadzka do nowej siedziby będzie nas kosztowała co najmniej 4 miliony złotych. To koszt fumigacji, pakowania i transportu, przy którym posiłkujemy się doświadczeniami innych archiwów. Do tego dochodzi wyposażenie, które musimy mieć i dopiero będziemy zamawiali. Potrzebna jest też rezerwa na wypadek waloryzacji kontraktu, co wprost wynika z prawa zamówień publicznych.

O budowie było głośno już od kilku lat, ale sam pan w jednym z podsumowań z lat minionych napisał, że przyjęty kalendarz inwestycji był „zbyt optymistyczny”.

Na to złożyło się kilka czynników. Gdy już mieliśmy gwarancje finansowe i mogliśmy zamawiać projekt od nowa, odezwali się byli właściciele terenu przy ulicy Karłowicza. Chcieli uzyskać odszkodowanie, kwestionując, że w tym miejscu przez lata funkcjonowało boisko. Dopiero po tym, gdy oczyściliśmy ten teren, pojawiła się w pełnej krasie żużlowa bieżnia, na której biegało wielu uczniów pobliskiej szkoły. Ale sprawa i wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego zajęły około roku. Do tego doszły sprawy przetargowe, trzeba było też przenieść mieszkające tam jeże, w 2020 roku doszła epidemia i finisz prac przy archiwum w Krakowie, budynku trzykrotnie większym od naszego. Chcieliśmy pierwszą łopatę wbić w połowie lipca, wbijemy – na początku października.

Czy znany jest już więc zaktualizowany harmonogram prac?

Firma Budimex ma nam go przedstawić do najbliższego wtorku (5 października – red.). Wtedy będziemy mogli mówić o konkretach.

W 2024 roku zakończycie budowę czy chcecie już przenieść się do nowej siedziby?

Chciałbym, abyśmy wtedy bez problemu mogli funkcjonować już przy ulicy Karłowicza. Liczę, że wykonawca w 2022 roku zrealizuje to, czego z uwagi na opóźnienie budowy nie uda się zrobić w tym roku plus wszystko, co ma zaplanowane na rok przyszły. Mamy zresztą taką deklarację. Końcówka prac przypadłaby więc na pierwszą połowę 2023 roku. Wtedy będziemy już gotowi do przeprowadzki, bo pakowanie naszych zasobów chcemy rozpocząć już w roku przyszłym.

Dla pana kwestia budowy nowej siedziby archiwum to całe życie zawodowe.

W archiwum w Bydgoszczy pracują ponad 40 lat, w zasadzie minęło 41. Gdy przychodziłem tu do pracy, to budynek przy ul. Dworcowej był – co trudno sobie zapewne wyobrazić – jeszcze bardziej siermiężny niż obecnie. Nie narzekamy dziś na brak pieniędzy na wyposażenie, ale w obecnych warunkach pewnych rzeczy już nie zrobimy. Skaner wielkoformatowy, który stoi na dole przy sali wystawowej, nie może być przeniesiony na górę, bo jest zbyt ciężki. To są tego typu problemy. A nowa siedziba na pewno będzie w życiu naszego archiwum, i moim także, wydarzeniem niewątpliwie wielkim.

Co stanie się z obecnymi siedzibami Archiwum Państwowego w Bydgoszczy?

Trudno dzisiaj powiedzieć, na pewno odpowiedź poznamy bliżej zakończenia budowy nowej siedziby. Niewykluczone, że budynek przy ulicy Wiślanej nadal pozostanie w naszych zasobach. A ten przy ulicy Dworcowej wróci do Skarbu Państwa i – zgodnie z prawem – będzie nim zarządzał starosta grodzki, czyli prezydent Bydgoszczy.

Kolejne lata to nie tylko wyzwania związane z przeprowadzką, ale też cyfryzacją.

We współpracy z archiwum w Toruniu tworzymy projekt genealogii mieszkańców województwa kujawsko-pomorskiego oparty między innymi o prywatną chmurę – serwery znajdujące się w Bydgoszczy i Toruniu. Ale wiadomo, że takich wyzwań będzie więcej – związanych z przechowywaniem akt państwowych. Prawo zmienia się też w takim kierunku, że coraz większa liczba dokumentów musi być przechowywana wieczyście. No i nie należy zapominać o ofensywie dokumentu elektronicznego. To dla nas proces o tyle trudny, że zagrożenia z dokumentem są inne, mniej rozpoznane, ale dla akt nie mniej groźne niż pożar.

Jakie to zagrożenia?

Choćby uszkodzenia repozytoriów, zaburzenia zapisu, trudności dostępu, starzenie się sprzętu czy konieczność konwersji. Sam miałem tego dowód, gdy przenosiłem dokumenty z komputera na komputer. Wartości informatyczne się zgadzały – waga plików czy ich liczba, ale zawartość – już nie. Zamiast liter pojawiły się kwadraty. A dzisiaj mamy jeszcze wyzwania związane z podpisem elektronicznym czy pomijanym na razie problemem pieczęci urzędowej. A przecież my nie przechowujemy dokumentacji jedynie dla historyków, ale także dla osób, które dzięki zgromadzonym aktom mogą dochodzić swoich praw. I tu mamy spór z informatykami o trwałość projektu. Dla nich długo oznacza 10 lat, dla nas – posiadających w zasobach dokument nawet z 1179 roku – znacznie dłużej.

A co z kosztami przechowywania akt?

Paradoksalnie – koszty cyfryzacji są znacznie większe niż budowa magazynów. Utrzymanie odpowiedniego mikroklimatu odbywa się relatywnie niewielkim kosztem. Odpowiednio zabezpieczony dokument leży i niewiele się z nim dzieje. A dokument elektroniczny? Sprzęt się zestarzał, trzeba wymienić pamięć, nie wszystko można przenieść w skali 1:1. Poza tym – popatrzmy na bezpieczeństwo państwa. Nie wyobrażam sobie sytuacji, że administracja rządowa podpisuje dokument ze spółką i to ta spółka przechowuje dokumentację. Przecież dzisiaj ma taką strukturę właścicielską, a jutro czy pojutrze – zupełnie inną.

Przechowywanie dokumentu cyfrowego jest więc droższe. A którego jest bezpieczniejsze?

Przed laty – wydaje mi się, że od tamtej pory nie minęło więcej niż dziesięć lat, na konferencji na zachodzie Europy, chyba w jednym z krajów Beneluksu, przedstawiciel IBM-u powiedział, że najbezpieczniejsza jest kopia papierowa. Kiedyś wykuwano informacje w kamieniu i glinie, ale dostępność papieru zadecydowała, że tamte formy zostały wyparte. I tak też będzie z papierem i dokumentami elektronicznymi. Cyfryzacji nie unikniemy.